Nous allons utiliser deux approches pour définir ces règles de gestion :
Dans cet épisode, nous allons voir comment réguler le flux d’en cours des projets.
- Le bon sens paysan avec des règles de gestion
- Une notion un peu plus technique (mais toujours moins que mesurer la charge/capacité partout 😉) : Le Virtual Drum
Le principe général de ces deux approches consiste à éviter que l’en cours de projet continue de s’engorger.
1/ Le bon sens paysan et les règles de gestion.
Il s’agit ici de mettre en place un set de règles permettant de limiter l’engorgement :
- On lance un projet si et seulement il y a un plan de projet ;
- On lance un projet lorsque la ressource critique a fini de travailler sur un projet
- Lorsque qu’il y a plus de deux rework sur un même projet par la ressource critique, le projet retourne en cadrage
- Etc.
L’idée est de mettre en place ces règles avec l’ambition d’avoir :
- Des projets gelés
- Des projets prêts à démarrer ou en phase de cadrage
Ainsi, l’organisation pourra s’offrir le choix de ce qu’elle va engager. Car c’est un avantage de ces règles lorsqu’elles sont appliqués. En effet, lorsqu’un projet est terminé et qu’on a bien appliqué ces règles, l’équipe projet va regarder dans la liste des projets prêts à démarrer et va avoir collectivement le choix de faire tel ou tel projet.
Toutefois, certains longs et complexes projets peuvent nécessiter une approche plus technique.
2/ Le Virtual Drum
Le principe du Virtual Drum va consister à identifier une ressource ou une zone de tâche critique (avec les règles précédemment mentionnées) pour chacun des projets (cette zone est représentée en Orange sur les figures suivantes). Ensuite, l’outil en gestion de projet va étudier les ressources qui sont mobilisées à l’intérieur de cette zone… Et va empêcher le multitâche entre les projets, dans cette zone critique.
L’intérêt du Virtual Drum est qu’il va permettre de planifier des dates de début et de fin prévisionnelles des projets en cours et à venir. Comme indiqué, cela reste prévisionnel. Mais cela permet d’observer une tendance sur les dates de début des projets à venir… Et donc d’orienter certaines prises de décisions.
L’autre intérêt est qu’il permet de réaliser des simulations.
Vous avez une dizaine de projets potentiellement démarrables, avec la notion de Virtual Drum, vous pouvez simuler différents scénarios et observer les dates de début/fin potentielles à chacun de vos scénarios.
Nous sommes bien, ici, dans la logique du globalement bon.
Effectivement, c’est moins précis que l’approche charge/capacitaire mais cela permet une observation des tendances de manière rapide. Et donc, elle vient ouvrir l’observation de la charge/capacité sous un autre jour.
Imaginez que vous utilisez le Virtual Drum, qu’il vous donne les informations de début et fin de chaque projet et que vous vous accordiez sur ces informations. Si vous regardez maintenant la charge/capacité de toutes vos ressources, vous aurez une vue de cette charge en fonction de votre zone/ressource critique. Ainsi, cela vous permettra d’utiliser différemment vos ressources non critiques, sans pour autant noyer de nouveau la ressource critique.
Ce qui est important avec l’ensemble de notre série d’articles (Fever Chart, Plan de projet et pipeline) est le gain en vitesse que vous allez observer.
En effet, le Fever chart étant facile à calculer, le pipeline étant visible et le plan de projet étant relativement logique, vous avez rapidement les éléments pour décider. Et c’est là que le bât blesse.
Car là où les revues de projet consistaient à afficher le statut du projet (et trouver les coupables des retards), il va maintenant falloir travailler ensemble pour avancer et accélérer l’exécution des projets.
Et si finalement, dans le Management des Projets par le FLUX, le mot clé était Management.
Rendez-vous pour la prochaine saison…