Nous nous étions arrêtés à la saison précédente sur le fait que la charge/capacité n’était peut-être pas le meilleur moyen pour piloter son projet et son portefeuille projet.
En effet, ce n’est pas en connaissant les charges de chaque tâche, associée à chaque ressource dans chaque projet, que l’on va pouvoir décider quoi lancer, stopper, redémarrer. Nous associons cette piste là au monde du précisément faux.
La piste que nous prônons est que dans toute cette charge, il y a en réalité une ressource qui régit le débit de l’ensemble du système. Cette ressource peut être assimilée à la ressource goulot d’étranglement.
Si cette ressource régule le système, il faut donc réguler le lancement des projets en fonction de ce qui est réalisé par cette dernière.
Ce que l’on va donc chercher à faire :
- Construire le pipeline
- Rechercher la ressource qui régule le système
- Établir les règles de gestion associées
- Ritualiser le processus
Il y a deux types de pipeline pour débuter :
- Le pipeline qui s’approche d’un Kanban Board
- Le pipeline qui est relié à votre plan de projet
1/ Le Pipeline basique
En ce qui concerne le pipeline proche d’un Kanban Board, il va falloir découper le portefeuille projet en sous-partie :
- Projets non démarrés
- Projets prêts à démarrer
- Projets en cours
- Projets gelés
- Projets terminés
Dans chacune de ses colonnes, vous créez un post-it pour un projet.
L’avantage de ce type de pipeline est sa simplicité à mettre en œuvre mais surtout la pilule de lucidité qu’il va vous forcer à prendre. En effet, nous vous recommandons, en parallèle, de créer un organigramme de votre organisation projet ainsi que le nombre de personnes clés : X chefs de projet, Y personnes à la R&D, Z personnes au contrôle, etc.
Nous vous encourageons à comptabiliser ces personnes et à les mettre en relief du nombre de projets en cours.
Sur le schéma ci-dessus :
- Le premier post-it jaune indique le nombre de projets non démarrés
- Le second indique le nombre de projets en cours, sachant que chaque type de couleur représente un chef de projet différent.
- La 3ème colonne indique les projets clos
- La 4ème indique les projets gelés.
- Enfin les post-it complètement à droite indiquent ceux que nous n’arrivons pas à placer dans l’en cours.
2/ Le Pipeline classique (en lien avec le plan de projet)
Lorsque vous avez créé votre plan de projet, vous avez dû identifier les gros cailloux de vos projets. Comme nous l’avions évoqué, il est assez récurrent que les plans de projet soient similaires d’un projet à l’autre. En effet, même si le contenu du projet change, la manière de le réaliser reste la même.
Nous allons nous servir de cette caractéristique pour aboutir à ce pipeline. Donc, vous aurez toujours des colonnes communes :
- Projets non démarrés
- Projets prêts à démarrer
- Projets gelés
- Projets terminés
Cependant, la colonne projet en cours va être divisée par grands cailloux. Ainsi, vous allez créer une colonne supplémentaire par grand caillou.
De prime à bord, la nuance peut paraître faible mais elle va aider dans la recherche de la ressource ou l’étape critique.
En effet, comme la ressource critique régule l’ensemble du système, il y a de fortes chances que les projets soient fortement regroupés à cet endroit. Donc, si beaucoup de post-it sont dans la même colonne, cela veut probablement dire que votre ressource critique se trouve dans celle-ci.
Mais avant de parler de la ressource critique, faisons un détour rapide sur ce que cette visibilité va vous apporter.
En effet, depuis 5 ans, nous avons acquis qu’un pipeline est un point de bascule dans la conduite de changement de votre organisation.
Alors, rendez-vous à l’épisode 2 pour en savoir plus.