La plupart des chefs de projet ou managers de la fonction projet font face à des difficultés récurrentes ; le temps alloué pour réaliser un projet diminue ainsi que les budgets et les ressources.
En parallèle, la demande pour des nouveaux projets semble être en forte croissance. Il n’est donc pas rare d’observer de plus en plus de projets se terminant en retard, hors budget ou avec un périmètre revu… à la baisse. Par ailleurs quand ces projets se terminent, le retour d’expérience de l’équipe est au mieux : désabusée ou en stress.
Dans le quotidien du management de projet, deux mondes s’affrontent ; ceux qui pensent que la durée des tâches est trop élevée et ceux qui savent que peu importe la durée des tâches, les évènements feront que le projet se terminera en retard.
Lorsqu’on demande à ces personnes pour quelles raisons leurs projets se termineraient en retard, elles répondent que :
- Les clients ou les managers changeront le périmètre du projet en cours de route ;
- Les ressources ne sont pas toujours disponibles au moment où nous en avons besoin ;
- La visibilité que nous avons sur projet est limitée et ne permet pas toujours de prendre de bonnes décisions ;
- Les priorités semblent changer régulièrement ;
- Lorsqu’une tâche arrive sur le bureau, il manque parfois des éléments pour l’achever.
Pourtant, quand la partie planification se termine, le projet semble réalisable !
Les tâches sont connues, les durées sont déterminées, les ressources sont définies, etc. Le problème est que plusieurs phénomènes vont venir perturber cet état :
- Le fait que le périmètre du projet soit parfois revu, ou que les priorités changent, pousse parfois les individus à commencer au plus tard certaines tâches.
Le problème avec cette stratégie est que des évènements de dernière minute surgissent et viennent compromettre la réalisation de la tâche.
- Il arrive que certaines tâches de projet soient terminées plus rapidement que prévues.
Deux phénomènes semblent, alors, se produire ; la ressource pour la tâche suivante n’est pas disponible ou le responsable de la tâche peaufine sa réalisation, car elle sait qu’elle pourrait se retrouver sous la pression d’un délai plus court la fois suivante. Dans les deux cas, le gain de temps est perdu ! Soit par attente de la ressource suivante, soit par sur occupation de la première.
- Il existe la croyance que plus les projets sont lancés tôt, plus ils auront de chance de finir à l’heure ou en avance…
Cette approche, consistant à surcharger le portefeuille projet, engendre la perte de visibilité des tâches et des projets en cours. Tout le monde semble alors pleinement occupé mais rien ne se termine vraiment. L’autre conséquence est l’émergence du mauvais multitâche.
- Le mauvais multitâche est le fait de passer d’une tâche à une autre sans jamais vraiment finir une tâche.
Ce comportement est colporté pour plusieurs raisons ; nous poussons nos équipes à être flexibles et nous évaluons nos équipes sur leur capacité à terminer chaque tâche en temps et en heure.
Prenons l’exemple ci-après :
Fig 1. Extrait de la formation pilotage par la chaîne critique – AGILEA – Management de Projet
La personne a 3 tâches avec 3 chefs de projet différents. Dans le cas supérieur, pas de multitâche la durée des 3 tâches se fait en 10 jours répartis sur 30 jours. Dans le cas du multitâche, la personne réalise chacune des tâches en 2 fois ; la bonne nouvelle, par rapport au premier scénario, est que tous les 10 jours chaque projet semble avancer un petit peu. Toutefois cette pratique a quelques implications :
- La durée d’exécution des tâches va passer de 10 jours à 20 jours ;
- La première tâche se termine au bout de 20 jours au lieu de 10 jours, la seconde au bout de 25 jours au lieu 20 jours ;
Le problème est que cette pratique repose également sur quelques hypothèses sous-jacentes :
- Passer d’une tâche à l’autre ne nécessite pas de temps de réglage. Pourtant, nous savons qu’il faut parfois se reconcentrer quand nous changeons de tâches.
- Lorsque le chef de projet regardera l’historique du projet pour éventuellement, déterminer la durée des tâches, il prendra une durée de tâche à 20 jours au lieu des 10. Si la pratique du multitâche continue, alors la durée des tâches ne fera que s’allonger.
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